Prywatny samochód osobowy – przekazanie do majątku firmy

Prywatny samochód osobowy zakupiony na umowę kupna-sprzedaży na osobę fizyczna może zostać również wprowadzony do majątku Twojej firmy. Artykuł wskaże Ci jak poprawnie czynność tę przeprowadzić.

Prywatny samochód osobowy w firmie może być wykorzystywany na dwa sposoby. Pojazd ten może być przekazany na podstawie oświadczenia przekazania do majątku firmy i rozliczany być w ramach prowadzonej działalności gospodarczej jako środek trwały. W drugiej opcji może on wciąż stanowić majątek osoby prywatnej (nie zostać przekazany do majątku firmy jako środek trwały), a w firmie rozliczany być w ramach kilometrówki PIT.

Prywatny samochód osobowy w firmie – oświadczenie przekazania do majątku firmy

W przypadku wyboru opcji pierwszej, muszą być spełnione pewne warunki. W pierwszej kolejności przedsiębiorca powinien sporządzić oświadczenie o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele działalności. Oświadczenie to powinno zawierać:

  • datę i miejscowość sporządzenia,
  • dane przedsiębiorcy,
  • oświadczenie o prawie do własności rzeczy (właściciel/współwłaściciel),
  • określenie składnika majątku (nazwa, rodzaj itp. w przypadku np. samochodu będzie to marka, rocznik, nr identyfikacyjne) oraz wszelkie inne dane umożliwiające wprowadzenie środka trwałego do ewidencji oraz właściwe określenie stawki amortyzacyjnej,
  • datę przekazania składnika majątku na potrzeby działalności,
  • wartość początkową przekazanego składnika majątku,
  • podpis właściciela.

Kolejnym warunkiem przekazania prywatnego pojazdu do firmy jest to, aby samochód ten spełniał definicję środka trwałego, a więc powinny być spełnione jednocześnie poniższe warunki:

  • stanowić własność lub współwłasność podatnika,
  • być nabytym lub wytworzonym we własnym zakresie,
  • być kompletnym i zdatnym do użytku w dniu przyjęcia do używania,
  • mieć przewidywany okres używania dłuższy niż rok,
  • być wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddanym do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Gdy wszystkie powyższe warunki zostaną spełnione, pojazd może być ujęty w ewidencji środków trwałych. Wówczas  w celu ustalania wartości początkowej danego składnika majątku podstawowym wyznacznikiem będzie tutaj dokument zakupu ( czyli zazwyczaj umowa kupna -sprzedaży lub faktura VAT).  W przypadku braku dowodu zakupu wartość początkową należy ustalić w oparciu o ceny rynkowe.

Prywatny samochód osobowy w firmie – zasady rozliczenia podatku VAT

Gdy podatnik decyduje się przekazać pojazd prywatny do firmy i użytkować go tylko na potrzeby działalności ma prawo odliczyć 100 % podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych (w tym również od paliwa). Wówczas konieczne będzie:

  • zgłoszenie samochodu do US na druku VAT-26,
  • prowadzenie szczegółowej kilometrówki dla celów VAT
  • wprowadzenie regulaminu (zasad) użytkowania pojazdu w firmie.

Co ważne, z prowadzonej kilometrówki powinno jasno wynikać, że wprowadzony do majątku firmy samochód osobowy jest użytkowany jedynie do celów służbowych. W przeciwnym razie US zakwestionuje prawo do pełnego odliczenia VAT. Gdy zaś samochód ma być użytkowany do celów mieszanych, będzie można odliczyć jedynie 50% VAT naliczonego, wynikającego z dokumentu zakupu. Nieodliczona część będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu i tutaj nie ma konieczności prowadzenia kilometrówki. Tak więc do samochodu, który stanowi środek trwały firmy, nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów PIT (podatku dochodowego), ale może być konieczność prowadzenia kilometrówki VAT w przypadku wyboru odliczenia 100% VAT.

Prywatny samochód osobowy w ewidencji środków trwałych firmy a amortyzacja

Wprowadzając samochód do ewidencji środków trwałych należ poddać go amortyzacji (zazwyczaj 20%) oraz co miesiąc w KPiR w kolumnie 13 – pozostałe wydatki – będą księgowane odpisy amortyzacyjne, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto środek trwały do użytkowania.