Prywatny samochód osobowy w firmie – zasady rozliczenia

Wykorzystujesz prywatny samochód osobowy w firmie i nie wiesz jak prawidłowo rozliczyć wydatki z nim związane w kosztach firmy? Artykuł odpowie na Twoje pytanie.

Prywatny samochód osobowy w firmie może być wykorzystywany na dwa sposoby. Pojazd ten może być przekazany na podstawie oświadczenia przekazania do majątku firmy i rozliczany być w ramach prowadzonej działalności gospodarczej jako środek trwały. W drugiej opcji może on wciąż stanowić majątek osoby prywatnej (nie zostać przekazany do majątku firmy jako środek trwały), a w firmie rozliczany być w ramach kilometrówki PIT.

W przypadku wyboru opcji drugiej, osoba prowadząca działalność gospodarczą, która wykorzystuje do celów służbowych prywatny samochód osobowy i chce wydatki związane z jego eksploatacją zaliczyć do kosztów firmowych, musi prowadzić kilometrówkę dla celów podatku dochodowego.

Kilometrówka, zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym powinna zawierać takie dane jak:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, oraz
  • podpis przedsiębiorcy

Wydatki poniesione na pojazd, do którego prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu, ujmuje się w kol. 13 KPiR – pozostałe wydatki. Zapisy w kilometrówce podatnik ma obowiązek prowadzić w systemie miesięcznym – czyli wpisy do EPP dokonywane są na koniec każdego miesiąca ( na ostatni dzień danego miesiąca), w oparciu o zestawienie poniesionych wydatków wynikających z faktur oraz z prowadzonej kilometrówki.

Przedsiębiorca nie może w danym miesiącu zaliczyć do kosztów większej kwoty wydatków, niż ta wyznaczona limitem (suma przejechanych km x stawka za 1 kilometr). Limity dla samochodu osobowego zależą od pojemności skokowej silnika (dlatego ważne aby przy wprowadzeniu pojazdu do systemu wpisać właściwą pojemność silnika) samochodowego i wynoszą:

  • przy pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

Ponadto należy pamiętać, iż każdy prywatny samochód osobowy w firmie powinien mieć prowadzoną odrębnie i na bieżąco ewidencję przebiegu pojazdu.

Odnośnie dokumentowania wydatków poniesionych w związku z użytkowaniem prywatnego pojazdu w celach związanych z działalnością , faktury/rachunki z tym związane powinny zawierać wszystkie dane wymagane przepisami prawa.Do wydatków, które przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych zalicza się:

  • zakup paliwa,
  • opłaty parkingowe,
  • składki na ubezpieczenie samochodu (OC, AC),
  • naprawy i części zamienne,
  • przeglądy i usługi serwisowe.

Wśród wyżej wymienionych wydatków związanych z bieżącą eksploatacją pojazdu znajdują się koszty ubezpieczenia. W przypadku samochodów osobowych obowiązuje zasada, zgodnie, z którą kwotę składki AC mogącej stanowić koszt uzyskania przychodu ustala się w proporcji do 20 tys. euro. W przypadku samochodu rozliczanego z wykorzystaniem ewidencji przebiegu pojazdu oznacza to, że przedsiębiorca uwzględnia dwa limity – 20 tys. euro oraz tzw. kilometrówki.