Rozwój technologii sprawił, że klienci zmieniają swoje oczekiwania dotyczące biur rachunkowych i często wybierają księgowość online. Jakie są zalety i wady dostępnych rozwiązań? Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie dla biur rachunkowych? Prowadzenie własnej firmy wiąże się z obowiązkiem księgowym. Każdy przedsiębiorca musi opłacać ZUS, odprowadzać składki, jak i rozliczać się z urzędem skarbowym. To podstawowe obowiązki wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej.  Dla większości młodych przedsiębiorców kwestie księgowe mogą być zbyt skomplikowane, by dbać o nie samodzielnie. Wtedy z pomocą przychodzą biura księgowe, którym można zlecić obsługiwanie firmy w tym zakresie.

Jakie są możliwości?

Aktualnie do dyspozycji mamy stacjonarne biura rachunkowe, księgowość online, bezpłatne programy do samodzielnego prowadzenia księgowości, czy biura księgowe, które udostępniają programy online, ułatwiające klientowi wysyłanie dokumentów, jak i wgląd do nich. To które z tych rozwiązań wybierzesz, uzależnione jest od Twoich potrzeb, jak i specyfiki działalności. Przy niewielkiej ilości faktur i braku skomplikowanych rozliczeń samodzielne prowadzenie księgowości z wykorzystaniem programów online jest naprawdę łatwe. W sytuacji większej ilości faktur, różnych odliczeń, zatrudniania pracowników zdecydowanie bezpieczniej jest powierzyć kwestie księgowe specjalistom.

Problemy biur księgowych 

Korzystanie z usług biur rachunkowych wiąże się z określonymi wymaganiami ze strony klientów. W analizach rynku usług księgowych przedsiębiorcy wskazywali, że częstym problemem wielu biur rachunkowych są kwestie związane z dokumentami, z komunikacją, a także problemy praktyczne. Wiele z tych problemów może być całkowicie rozwiązanych poprzez wybranie księgowości online i zdecydowanie się na program dla biur rachunkowych.

Utrudnienia związane z tradycyjnymi biurami rachunkowymi 

Bardzo częstym problemem przy współpracy ze stacjonarnymi biurami rachunkowymi jest konieczność częstych dojazdów do biura w celu zawożenia dokumentów. To strata czasu dla przedsiębiorcy, który mógłby w kilka minut wysłać je e-mailowo, czy za pośrednictwem specjalnego oprogramowania. Tym samym pojawia się także problem dotyczący wglądu w dokumenty i faktury oraz brakiem dostępu do bieżących informacji potrzebnych do zarządzania. Takie możliwości zapewniają aktualnie usługi księgowości online bądź biur rachunkowych, które w odpowiedzi na potrzeby klientów przyjmują dokumenty w formie cyfrowej, czy na bieżąco informują o najważniejszych zmianach np. w sposobie rozliczania się, czy prawie podatkowym.

Za mało informacji i narzędzi 

Tradycyjna księgowość to także brak nowoczesnych rozwiązań i informacji, które są niezwykle przydatne dla przedsiębiorcy. Właściciele firm wskazywali na to, że częstym problemem związanym z korzystaniem z biur rachunkowych są nieelastyczne godziny pracy, brak narzędzi, które usprawniają rozliczenie np. kosztów delegacji, brak wcześniejszej informacji o wysokości podatku, czy niemożność uzyskania prognoz dotyczących wypłat dla pracowników.

Komunikacja z księgowym 

Przedsiębiorca powinien mieć ułatwiony kontakt z księgowym, który zajmuje się jego firmą, by uzyskać poradę dotyczącą optymalizacji kosztów w działalności, odpowiedzi na bieżące pytania, czy poradzenia się ze specjalistą w przypadku wszelkich wątpliwości. Co więcej, ten kontakt powinien być dalej sprawny, nawet jeśli jego księgowy jest aktualnie niedostępny np. ma wolne, bądź jest na urlopie.

Księgowość online 

Wymienione problemy bardzo często wynikają z braku nowoczesnych rozwiązań i oprogramowania, które umożliwiłoby klientowi dostęp do swoich dokumentów, jak i dokonywania obliczeń związanych ze swoją działalnością. Program dla biur rachunkowych jest wygodną alternatywą, która oszczędza czas i pieniądze. Tym samym coraz większą popularnością cieszy się księgowość online, która sprawia, że przedsiębiorca ma więcej czasu, pewność, że ktoś zajmuje się jego kwestiami księgowymi, a także dostęp do swoich dokumentów. Jakie są korzyści z wybrania księgowości online? Taka usługa jest często tańsza niż korzystanie ze stacjonarnego biura rachunkowego. Przedsiębiorca ma do dyspozycji specjalne oprogramowanie, w którym może między innymi wystawić faktury. Umożliwia mu ono samodzielne zarządzanie dokumentami księgowymi o dowolnej porze. Jedyny warunek to dostęp do internetu.

Bezpieczeństwo księgowości online 

Na rynku istnieje wiele programów dla biur rachunkowych, a także kompleksowe rozwiązania takie jakie Moje Biuro 24. Oprogramowanie to ma takie funkcje jak księgowość podatkowa, kadry i płace, ubezpieczenia ZUS, czy zarządzanie sprzedażą. Oprogramowania do biur rachunkowych online sprawiają, że jest łatwiej, szybciej, bezpieczniej i oszczędniej. Prócz dostępu o każdej porze, dzięki programom do biur rachunkowych online faktury wprowadzane przez klientów automatycznie się księgują. Co istotne, programy umożliwiają np. masowe generowanie raportów, czy szybką wysyłkę na strony MF i e-ZUS. To również bezpieczeństwo, bo oprogramowanie działa na podstawie najnowszych przepisów.

Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie księgowe?

Każdy program księgowy dla biur rachunkowych musi zapewniać odpowiednie bezpieczeństwo. To niezwykle istotne, bo Kodeks cywilny nakazuje dbałość o bezpieczeństwo danych. Nie da się ukryć, że to absolutna podstawa przy współpracy z biurem księgowym. Sprawdź, na co warto zwrócić uwagę, wybierając program księgowy dla biur rachunkowych.

Ochrona danych osobowych

Programy do księgowości online podlegają przepisom RODO. Biuro rachunkowe jest administratorem danych osobowych, dlatego należy odpowiednio je chronić, zabezpieczając przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, nieodpowiednim przetwarzaniem, czy utratą. Administrator danych osobowych musi czuwać nad tym, jak te dane będą wykorzystywane. Kopie zapasowe  Wybierając program do księgowości, czy program kadrowy do biur rachunkowych należy zwrócić także uwagę na robienie kopii zapasowych. To niezwykle ważne w przypadku błędu, czy utracenia danych. Kopia zapasowa powinna być utrzymywana w chmurze. Dostęp Bezpieczne programy księgowe zapewniają możliwość autoryzacji dostępu za pomocą hasła. Te najnowocześniejsze systemy wykorzystują weryfikację dwuetapową. To sprawia, że logowanie jest o wiele bezpieczniejsze i nie ma konieczności regularnego zmieniania haseł. Szyfrowana transmisja danych Aktualnie wielu internautów nie chce wpisywać nawet hasła, gdy znajduje się na stronie, która nie jest szyfrowana. Tym samym jest to konieczność przy programie księgowym. Protokół SSL zapewnia bezpieczne połączenie. Program do biura księgowego powinien zapewniać optymalizację pracy biura. Kluczowa jest także komunikacja między księgowym a przedsiębiorcą. Co więcej, za sprawą oprogramowania do biura dwie strony mogą zaoszczędzić czas. Klient przy okazji zaoszczędzi także pieniądze i zyska spokój ducha, że powierzył kwestie księgowe odpowiedniej firmie, z wygodnym oprogramowaniem, które wpisuje się jego potrzeby.